A tarefa de colocar os papéis em ordem, comum no início de cada ano, exige mais do que organização. É necessário seguir uma série de regras e leis. Ao arquivar contratos, recibos, notas fiscais e garantias é preciso tomar alguns cuidados para não ter problemas no futuro. E não basta cumprir apenas os prazos determinados em lei, dizem advogados especializados em direito do consumidor.
Além de guardar os recibos de mensalidades por cinco anos, recomenda-se que se guarde o contrato firmado com as instituições de ensino por, ao menos, três anos. Assim será possível comparar os documentos anualmente e entender as mudanças feitas em relação a parâmetros de reajuste e até mesmo de prestação de serviços.
Notas fiscais e termos de garantias, devem ser guardados por toda a vida útil do produto. Já os contratos de trabalho, rescisões, certidões de casamento e nascimento devem ser armazenados por prazo indeterminado.
Para quem se deu conta que não tem em mãos documentos importantes, a regra é a seguinte: Peça a segunda via.
Vejamos algumas dicas:
1. TRIBUTOS:
Comprovantes de tributos, como IPTU, Imposto de Renda, e outros devem ser guardados por cinco anos, considerando o primeiro dia útil do ano seguinte ao da quitação dos débitos. No caso do Imposto de Renda, todos os documentos comprobatórios da declaração também devem ser arquivados pelo mesmo prazo.
2. ALUGUEL E CONDOMÍNIO:
Os recibos de quitação de aluguéis e condomínio devem ser mantidos durante todo o contrato. E, ao fim dele, os comprovantes de pagamento de aluguel devem ser armazenados por três anos. Já os de condomínio, recomenda-se que sejam guardados por dez a quinze anos, pois não há prazo especificado no Código Civil.
3. COMPROVANTE DE CAIXA ELETRÔNICO:
O consumidor tem direito a documento comprobatório que dure o suficiente para evitar cobranças indevidas no prazo de prescrição. Deve-se considerar as leis locais que abordem este tema. De toda sorte, todos os consumidores estão protegidos pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). Dessa forma, a orientação é fazer fotocópia ou foto do recibo. Ambas as provas, no entanto, podem ser questionadas na Justiça.
4. ÁGUA, LUZ, TELEFONE, ESCOLA…
Os serviços prestados de forma contínua, como fornecimento de água, energia elétrica, telecomunicações, instituições de ensino e cartão de crédito, de acordo com a lei 12.007/2009, devem ser mantidos por cinco anos. Podendo os recibos mensais serem substituídos pela declaração anual de quitação.
5. NOTA FISCAL E GARANTIAS
As Notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis, recibos de pagamento e certificados de garantia devem ser guardados durante a vida útil do produto/serviço, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.
6. PRODUTOS PERECÍVEIS
As notas de compras, em lojas e supermercados, de produtos perecíveis devem ser arquivadas por um mês, pelo menos. Caso um item apresente problemas, poderá ser trocado com a apresentação do cupom fiscal. Em caso de consumir um produto estragado e ter prejuízo de saúde ou financeiro, o consumidor deve guardar a nota por cinco anos, prazo (prescrição) em que poderá pleitear indenização no Poder Judiciário.
7. PLANO DE SAÚDE
Proposta e contrato de planos de saúde devem ser guardados por todo o período em que estiver em vigor. Recomenda-se ter sempre em mãos, ao menos, os recibos de 12 meses anteriores ao último reajuste. O contrato de seguro saúde segue as regras dos seguros em geral: qualquer reclamação ou ação judicial deve ser feita no prazo de um ano. Para plano de saúde, são cinco anos.
8. SEGURO
Proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência do contrato. Mesmo que haja alteração contratual durante a vigência, o documento não deve ser descartado.
9. RECIBO ESCOLAR E CARTÃO DE CRÉDITO
Em caso de perda dos comprovantes de pagamento do cartão de crédito ou da mensalidade escolar, que devem ser guardados por cinco anos, pode-se pedir à empresa um extrato ou declaração anual comprovando o pagamento, com base no artigo 6º inciso III, do CDC.
10. EXTRATOS DE BANCOS
Recomenda-se que os extratos, como forma de demonstração da movimentação bancária, sejam guardados por um ano. Eles podem servir de comprovantes de pagamento para contestar eventuais cobranças. Caso o consumidor não os tenha, poderá exigir esses extratos junto a sua instituição bancária.
11. RECIBO DE PAGAMENTO, SALÁRIO E INSS
Se você contrata funcionários ou mesmo empregados domésticos, deve manter por prazo de cinco a dez anos os recibos de pagamento de salário, de férias, de décimo terceiro salário, além do controle de ponto. O mesmo vale para os recibos de pagamentos de profissionais liberais, como médicos, professores e advogados e etc.
12. QUITAÇÃO ANUAL
De acordo com a Lei 12.007/2009, todas as prestadoras de serviços públicos ou privados são obrigadas a fornecer a declaração anual de quitação. Esse documento deve ser enviado ao consumidor até maio. De acordo com a própria lei, a declaração substitui os demais comprovantes do ano de referência.
13. PERDEU COMPROVANTE
O consumidor que perdeu algum comprovante de pagamento pode solicitar, à pessoa física ou jurídica, consulta sobre pendências em seu nome. O artigo 43do CDC diz que ele pode exigir as informações dos arquivos da contratada, como forma de declarar a sua regularidade.
14. SEGUNDA VIA
A emissão de segunda via de nota fiscal não é obrigatória por lei, faz parte do princípio da boa-fé a sua emissão, com base no artigo 4º, III do CDC. Cobrar por essa emissão é considerado abusivo. O consumidor pode solicitar a segunda via no prazo de até cinco anos, período definido por lei para guarda de documentos.
Fonte: Portal G1